¿Cómo bajar la cartera vencida con los datos que ya tienes en Odoo?

¿Cómo bajas la cartera vencida usando solo los datos que ya tienes en Odoo? Esto es para gerentes comerciales, administradores y dueños de pymes que facturan a crédito. La respuesta corta: mide la deuda por tramo y por cliente, revisa esa foto todas las noches y deja que cada mañana alguien llame primero a quien más pesa, con un recordatorio preparado y aprobado.

¿Qué ve Odoo de la deuda y qué no?

Odoo registra cada factura de cliente con su saldo pendiente y su fecha de vencimiento. Con eso puedes listar lo que te deben y, según tu versión y edición, sacar un informe de antigüedad de saldos. Esa parte la tiene.

Lo que Odoo no ve es lo que ocurre fuera del registro contable:

• La promesa de pago que el cliente hizo por teléfono o por mensaje.
• Si ese cliente es estratégico para el negocio o uno de los muchos pequeños.
• Que el mismo cliente que debe vencido acaba de hacer un pedido nuevo.
• Qué se le dijo la última vez y quién del equipo habló con él.

Sixara lee las facturas de Odoo con un usuario de solo lectura y las deja en una tabla normalizada, core.facturas. Sobre ella calcula las métricas del módulo de cobranza, y las reglas nocturnas cruzan esa información con pedidos y conversaciones.

Una condición previa: todo esto depende de que las facturas tengan bien cargada la fecha de vencimiento, es decir, que los plazos de pago estén configurados en Odoo. Si una factura sale sin vencimiento, no se puede decir que esté atrasada. Revisar eso primero ahorra discusiones después.

¿Cómo se calculan los días de la calle?

Los días de la calle responden a una pregunta simple: si dejaras de vender hoy, ¿cuántos días de venta tienes esperando cobro? Es la deuda por cobrar dividida entre la venta diaria de los últimos 90 días. Esta es la consulta exacta de la métrica dias_de_la_calle:

select round(sum(f.saldo) filter (where f.saldo > 0) / nullif(sum(f.total) filter (where f.fecha >= current_date - 90) / 90.0, 0), 1)
from core.facturas f left join core.contactos c on c.id = f.contacto_id left join core.empresas e on e.id = f.empresa_id
where f.tipo = 'cliente' and f.estado = 'posted'

Se mide por empresa, y también por cliente, vendedor o segmento. Está explicada en el glosario. Su pareja es el porcentaje vencido, que compara la deuda vencida con el total por cobrar.

¿Qué tramos de vencimiento importan?

Cuatro tramos de atraso, más lo que aún no vence. Así los define el catálogo en la dimensión tramo, que existe en la deuda por cobrar y en la deuda vencida:

case when f.vencimiento >= current_date then '0 al día'
     when current_date - f.vencimiento <= 30 then '1-30'
     when current_date - f.vencimiento <= 60 then '31-60'
     when current_date - f.vencimiento <= 90 then '61-90'
     else '90+' end

La métrica deuda_vencida usa los mismos tramos, sin el de «al día». Cada uno pide algo distinto:

• 1 a 30 días: suele bastar un recordatorio amable.
• 31 a 60 días: ya hay una conversación pendiente. Conviene una llamada y una fecha de pago.
• 61 a 90 días: toca revisar condiciones, nuevos pedidos y quién del equipo tiene la relación.
• Más de 90 días: es una decisión de gerencia, no un recordatorio.

La deuda vencida se mira por tramo para saber cuánto empeora o mejora la antigüedad de una semana a otra. Un total estable puede esconder que todo se movió hacia el tramo más viejo.

Hay otra métrica que ayuda a leer los tramos: los días de atraso promedio (dias_atraso_promedio), ponderados por saldo. Una factura grande de 80 días pesa más que diez pequeñas de 5, que es lo que corresponde. Si el promedio sube mientras el total baja, estás cobrando lo fácil y dejando lo difícil para después.

¿Por qué pocos clientes suelen explicar la mayor parte del atraso?

Porque la deuda tiende a concentrarse. No hay un porcentaje universal, así que no vale la pena citar uno: lo que importa es medir la concentración en tu cartera. Se hace ordenando la deuda vencida por cliente de mayor a menor y mirando cuánto suman los primeros. El panel de cobranza trae justamente la tabla «Mayores deudores vencidos», con los diez primeros, y la deuda vencida también se corta por vendedor.

Esto cambia cómo organizas el equipo. En lugar de repartir una lista larga por orden alfabético, partes por los pocos que explican el grueso, y dejas los recordatorios automáticos preparados para el resto. Si ese cliente grande además es el que más compra, la conversación ya no es solo de cobranza: es de cartera completa.

¿Qué debe pasar la noche en que una factura cumple 45 días?

Aquí conviene ser precisos: hablamos de 45 días de vencida. La regla cliente_con_deuda_vencida no espera al día 45. Revisa cada noche las facturas de clientes con más de 30 días de vencimiento, las agrupa por cliente y deja un hallazgo por cada uno de los 15 clientes con más deuda. El título dice cuánto debe, cuántas facturas son y hace cuántos días venció la más antigua. La acción propuesta es «llamar hoy y registrar la promesa de pago».

Cuando la factura llega a 45 días ocurren tres cosas:

1. Ya estaba en el hallazgo de su cliente desde el día 31, con severidad media.
2. Sigue contando en el tramo 31-60 y en los días de atraso promedio, que ponderan por saldo.
3. El hallazgo no se repite cada noche. Se vuelve a abrir solo si la factura más antigua cruza los 60 días (severidad alta) o los 90.

Hay una segunda regla, pedido_de_cliente_moroso, que mira los pedidos confirmados en los últimos siete días de clientes con deuda vencida hace más de 30. Su severidad es alta y la acción propuesta es revisar con el vendedor antes de despachar y condicionar el despacho a un abono. Es una sugerencia para que una persona decida, no un bloqueo automático.

Mirar solo lo vencido es llegar tarde. La métrica vence_esta_semana suma el saldo de las facturas que vencen en los próximos siete días, y el panel de cobranza la acompaña con la lista «Vencen esta semana · para llamar antes». Así el recordatorio amable sale antes de la fecha, cuando el cliente todavía no tiene nada que explicar:

select sum(f.saldo)
from core.facturas f left join core.contactos c on c.id = f.contacto_id left join core.empresas e on e.id = f.empresa_id
where f.tipo = 'cliente' and f.estado = 'posted' and f.saldo > 0 and f.vencimiento between current_date and current_date + 7

¿Cómo preparar el recordatorio sin que la IA lo envíe sola?

Separando lo que redacta la IA de lo que decide una persona. El flujo es:

1. La regla detecta al cliente y muestra la evidencia: sus facturas, saldos y días.
2. Desde el hallazgo le pides al chat un recordatorio en el tono adecuado: cordial para el tramo 1-30, firme para el de 61 en adelante.
3. El chat deja un borrador en tu bandeja de correo. Sixara crea borradores, no envía correo directo.
4. Tú lo lees, lo ajustas y lo envías. Si hay una promesa de pago, la registras en el hallazgo.

Antes de que cualquier texto llegue a la IA, el sistema enmascara RUT, documentos de identidad y números de tarjeta. Cada borrador, aprobación y llamada de IA queda auditada. Los detalles están en la página de seguridad. Y la cobranza se conecta con el resto de la operación: un cliente moroso que además espera un producto que se acaba es un caso para mirar junto con los quiebres de stock.

Para saber si todo esto funciona, no hace falta un indicador nuevo. Mira cuatro cifras cada semana: la deuda vencida, el porcentaje vencido, los días de atraso promedio y los días de la calle. Si bajan juntas, el proceso funciona. Si una baja y otra sube, la lista de tramos te dice dónde se está moviendo el problema.

Si quieres ver tu propia cartera por tramo y por cliente, el Diagnóstico de US$349 dura 4 semanas y se descuenta si contratas dentro de los 30 días siguientes. También puedes agendar una demo y revisar primero el panel de cobranza con datos de ejemplo.